La exigencia de facturación electrónica en cada vez más países dentro y fuera de la UE ofrece potencial para la automatización, pero también obstáculos para su implementación. Las regulaciones nacionales, las actividades a nivel de la UE y las consideraciones globales aún esperan una fusión. ¿Qué significa esto para las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar?

Factura electrónicasolamente Facturas electrónicas – la idea parece tentadora: menos papel, más digitalización, más automatización, declaración simplificada a las autoridades fiscales. Lo que a primera vista sólo ofrece ventajas, lo es en un contexto internacional. proyecto complejolo que planteará algunos desafíos para la contabilidad en las empresas.

Factura electrónica en países de la UE

Cada vez más países de la UE están introduciendo la facturación electrónica obligatoria. El concepto tiene una historia: introducido hace años para combatir el fraude fiscal sobre las ventas en América del Sur, se implementó dentro de la UE a través de regulaciones legales nacionales basadas en la directiva 2014/55/UE. En Alemania se trataba de la “ley de factura electrónica”, que inicialmente se aplicaba a las facturas dirigidas a las autoridades. Ahora están obligados a aceptar facturas electrónicas y procesarlas de acuerdo con el GoBD.

Italia fue el primer país de la UE en ampliar esta obligación a las facturas de empresa a empresa (B2B). Desde 2019, las empresas deben enviar sus facturas al destinatario en formato FatturaPA, un archivo XML firmado, a través de la plataforma de compensación estatal Systema di Intercambio (SDI). Las autoridades fiscales tienen acceso a todos los datos, incluida la información relacionada con los impuestos sobre las ventas.

Le siguen otros países. En Francia, la obligación de facturación electrónica entre empresas se pospuso inicialmente, pero se espera que entre en vigor a partir del 1 de julio de 2024. Polonia con KSeF y España con PGEFe apuntan a la misma fecha para la introducción obligatoria. Rumania está en conversaciones y Alemania solicitó permiso a las autoridades pertinentes de la UE en noviembre de 2022 para implementar la facturación electrónica B2B de manera oportuna. Esta autorización sigue siendo necesaria en la actualidad, pero se considera una formalidad y ni siquiera se aplicará en el futuro. Lo que todas las actividades tienen en común es que están orientadas a cada país: cada país decide si quiere adoptar un enfoque de compensación y declaración de impuestos en tiempo real o permitir el intercambio de facturas electrónicas sin control nacional. también qué formatos y canales de transmisión están permitidos.

Peppol como red: no todo es uniforme

En cuanto al modo de transmisión, algunos países confían en Peppol, una red de la Unión Europea que, inicialmente desarrollada para las autoridades, estandariza el intercambio de documentos electrónicos a través de fronteras. La ventaja: las empresas conectadas a través de un punto de acceso pueden enviar o recibir facturas y otros documentos comerciales porque cada empresa tiene su propio número de IVA. tiene una única dirección de envío y recepción. Sin embargo, los formatos de factura nacionales no son uniformes, aunque se basan en la norma europea EN 16931.

La normativa sobre facturación electrónica se refiere al país en cuestión y a la facturación nacional respectiva: es decir, facturas enviadas de una empresa francesa a una empresa francesa, por ejemplo. Una vez que una empresa española envía una factura a una empresa francesa, el proceso no está cubierto por ninguna de las respectivas normativas nacionales: aún se puede enviar en papel, PDF o cualquier otro formato acordado por ambas partes.

La iniciativa ViDA ha adoptado recientemente una perspectiva europea transfronteriza. Como parte de la iniciativa IVA en la Era Digital, la UE anunció una serie de medidas para modernizar el sistema de IVA de la UE y combatir el fraude fiscal. Un aspecto importante es la introducción de un nuevo sistema de declaración de impuestos en el que la facturación electrónica entre empresas jugará un papel central. La factura electrónica se declara vinculante para el tráfico transfronterizo dentro de la UE, el destinatario ya no está obligado a dar su consentimiento y también se desea comprometerse con un formato estándar común.

Sin embargo, al mismo tiempo, las iniciativas nacionales de implementación de facturación electrónica descritas anteriormente operan con una amplia gama de formatos, canales de transmisión y procedimientos de declaración de impuestos, sin mencionar las iniciativas fuera de la UE en Australia, donde la gente también está interesada en Peppol, o en Asia.

Factura electrónica: status quo en contabilidad

Todo esto implica ciertos desafíos para las empresas posicionadas internacionalmente y con procesos de facturación transfronterizos, que probablemente constituyen la mayoría de ellas. Porque la armonización de iniciativas puede llevar tiempo y la situación deseable es un sueño: un formato único de factura, una única vía de transmisión.

¿Qué significa esto para la creación y recepción de facturas, es decir, cuentas por cobrar y cuentas por pagar? Según lo que se está discutiendo actualmente y lo que se ha decidido hasta ahora, los proyectos de ley se pueden dividir en tres categorías. Facturas nacionales, es decir, facturas emitidas por una empresa alemana a una empresa alemana; Facturas transfronterizas de la UE y facturas transfronterizas a terceros países. Sin armonización, habrá tres procesos diferentes (y, por tanto, diferentes formatos y vías de transmisión) en el lado de entrada y de salida. Por ejemplo: Facturas nacionales vía Peppol en formato Peppol BIS Billing, el resto en PDF y algunos formatos individuales si el destinatario lo desea y puede hacerlos respetar.

Esto hace que el proceso de facturación en la biblioteca de cuentas de clientes sea más complejo. Rápidamente surgirá la pregunta de si desea gestionar la complejidad usted mismo o recurrir a un proveedor de servicios. Lo mismo se aplica a las facturas entrantes en Cuentas por pagar: aquí también es necesario prepararse para diferentes formatos de entrada y diferentes canales de transmisión o conexiones de plataforma. Esto probablemente planteará un desafío particular, particularmente para las empresas con un enfoque de centro de servicios compartidos. Si utiliza un sistema de cuentas por pagar que lee el contenido de la factura y proporciona flujos de trabajo de aprobación, debe prepararlo en consecuencia. Temas que desempeñaron un papel importante en el pasado, como los índices de lectura, se están volviendo menos relevantes. Por otro lado, temas como el mapeo de campos, conocido del EDI clásico, cobrarán mayor importancia: después de todo, el contenido de los campos del archivo de factura debe escribirse en el lugar correcto del ERP. Y como sabemos por el IDE clásico, el diablo está en los detalles:

El contenido de los campos en el formato de factura electrónica no siempre se completa correctamente, por lo que siempre es necesario realizar ajustes.

El autor Dr. Rafael Arto-Haumacher es Country Manager de Esker Software GmbH.

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