La obligación de la facturación electrónica en cada vez más países dentro y fuera de la UE ofrece potencial para la automatización, pero también obstáculos para la implementación. Las regulaciones nacionales, las actividades en toda la UE y las consideraciones globales aún están esperando a ser reunidas. ¿Qué significa esto para las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar?

Facturación electrónicaSólo Facturas electrónicas – la idea parece tentadora: menos papel, más digitalización, más automatización, declaraciones simplificadas a las autoridades fiscales. Lo que a simple vista ofrece solo ventajas resulta ser un proyecto complejo en el contexto internacional, al que se tienen que enfrentar los departamentos contables de las empresas algunos retos le preguntará.

El statu quo de la facturación electrónica

Cada vez son más los países de la UE que los lideran Facturación electrónica obligatoria A. El concepto tiene una historia: introducido hace años para combatir el fraude del IVA en América del Sur, se aplicó dentro de la UE debido a la Directiva 2014/55/UE normativa legal nacional implementado. En Alemania, esta fue la «ley de factura electrónica» y se aplicó inicialmente a las facturas a las autoridades. A partir de entonces, estaban obligados a aceptar facturas electrónicas y procesarlas de acuerdo con GoBD.

Italia fue el primer país de la UE en extender esta obligación a las facturas de empresa a empresa (B2B). Desde 2019, las empresas deben enviar sus facturas al destinatario en formato FatturaPA, un archivo XML firmado, a través de la plataforma estatal de compensación Systema di Intercambio (SDI). Las autoridades fiscales tienen acceso a todos los datos, especialmente a la información del impuesto sobre las ventas.

Le siguen otros países. En Francia, el requisito de facturación electrónica B2B se retrasó inicialmente, pero entrará en vigor el 1 de julio de 2024. Polonia con KSeF y España con PGEFE apuntan a la misma fecha de introducción obligatoria. Rumania está en discusión y, en noviembre de 2022, Alemania solicitó a las autoridades competentes de la UE permiso para implementar llamadas electrónicas B2B en un futuro próximo. Este permiso todavía es necesario en la actualidad, pero se considera una formalidad e incluso debería omitirse en el futuro. Lo que todas las actividades tienen en común es que están orientadas a nivel nacional: cada país decide si sigue un enfoque de declaración y compensación de impuestos en tiempo real o si permite el intercambio de facturas electrónicas no controladas por el estado; así como los formatos y canales de transmisión autorizados.

En ruta de transmisión algunos países confían en Peppol, una red de la Unión Europea que, inicialmente desarrollada para las autoridades, estandariza el intercambio de documentos electrónicos a través de las fronteras. La ventaja: las empresas conectadas a través de un punto de acceso pueden enviar o recibir facturas y otros documentos comerciales porque cada empresa puede identificarse por su número de IVA. tiene una dirección única de envío y recepción. Sin embargo, los diferentes formatos de factura nacionales no son uniformes, aunque estén basados ​​en la norma europea EN 16931.

Los decretos sobre facturación electrónica se refieren al país respectivo ya la facturación nacional respectiva: es decir, facturas que se envían de una empresa francesa a una empresa francesa, por ejemplo. Una vez que una empresa española envía una factura a una empresa francesa, el proceso no está amparado por ninguna normativa del país: siempre se puede enviar en papel, PDF o cualquier otro formato acordado por ambas partes.

El objetivo: Menos evasión fiscal

La iniciativa ViDA ha adoptado recientemente una perspectiva europea transfronteriza. Como parte de la iniciativa del IVA en la era digital, la UE ha anunciado una serie de medidas para modernizar el sistema del IVA de la UE y combatir la evasión fiscal. Un aspecto importante es la implantación de un nuevo sistema de declaración de impuestos en el que la facturación electrónica entre empresas va a jugar un papel central. La factura electrónica se declara vinculante para el tráfico transfronterizo dentro de la UE, el destinatario ya no está obligado a dar su consentimiento y también se debe acordar un estándar de formato común.

Paralelamente, sin embargo, las iniciativas nacionales de implementación de la facturación electrónica descritas anteriormente operan con una gran mezcolanza de formatos, canales de transmisión y procedimientos de declaración de impuestos, sin mencionar las iniciativas no europeas, por ejemplo en Australia, donde la gente también está interesada en Peppol, o asiático.

Todo esto significa una serie de desafíos para las empresas internacionales con procesos de facturación transfronterizos, y estos son probablemente la mayoría de ellos. Porque la armonización de iniciativas probablemente sea tediosa y el estado deseable es un sueño: un solo formato de factura, una sola vía de transmisión.

Facturación electrónica: consecuencias para la contabilidad

¿Qué significa esto para crear y recibir facturas, es decir, para cuentas por cobrar y cuentas por pagar? Según lo que se está discutiendo actualmente y lo que se ha decidido hasta ahora, los proyectos de ley se pueden dividir en tres categorías. Facturas nacionales, es decir, facturas enviadas por una empresa alemana a una empresa alemana; Facturas transfronterizas de la UE y facturas transfronterizas a países no pertenecientes a la UE. Si no hay armonización, habrá tres procesos diferentes, y por lo tanto diferentes formatos y vías de transmisión, en el lado de entrada y en el lado de salida. Por ejemplo: Facturas nacionales vía Peppol en formato Peppol BIS Billing, el resto en formato PDF y algunos formatos individuales si el destinatario lo desea y puede aplicarlos.

Por lo tanto, el proceso de facturación en la biblioteca de cuentas por cobrar se vuelve más complejo. Rápidamente surge la pregunta de si desea dominar la complejidad usted mismo o llamar a un proveedor de servicios. Lo mismo ocurre con las facturas entrantes en las cuentas por pagar: aquí también debe estar preparado para diferentes formatos entrantes y diferentes rutas de transmisión o conexiones a plataformas. Es probable que esto sea un desafío particular, especialmente para las empresas con un enfoque de centro de servicios compartidos. Si utiliza un sistema de cuentas por pagar que lee el contenido de las facturas y proporciona flujos de trabajo de aprobación, debe prepararse en consecuencia. Los temas que eran importantes en el pasado, como las tasas de lectura, se vuelven menos relevantes. Por otro lado, temas como el mapeo de campos, conocido del IDE clásico, ganarán importancia, después de todo, el contenido de los campos del archivo de factura debe estar escrito en el lugar correcto en el ERP. Y como sabemos por el IDE clásico, el diablo está en los detalles:

Los contenidos de los campos en el formato de factura electrónica no siempre se completan correctamente, por lo que siempre hay necesidad de ajuste.

Autor Dr. Rafael Arto-Haumacher es el Ejecutivo del Condado Esker Software GmbH.